Sådan finder du det perfekte lokale til firmafesten

Annonce – sponsoreret indhold.

Et godt lokale til firmafest handler om mere end adresse og lejepris. Det afgørende er, om rummet har plads til, at folk kan bevæge sig, tale sammen og høre hinanden, og om det kan indrettes, så aftenen får et tydeligt centrum. Hos mindre virksomheder er valget ofte mellem hjemmekontoret, et lejet lokale og firmaets egne rammer. Her får du en guide i den rækkefølge, du skal træffe beslutningerne: først vælger du rum, derefter underholdning, plads, møblering, lys og lyd, og til sidst tjekker du de tekniske detaljer.

Hjemmekontor, lejet sal eller firmaets egne rammer: Sådan vælger du lokale til firmafest

Start med at skrive tre ting ned: hvor mange der kommer, om de skal sidde eller stå det meste af tiden, og hvad aftenen skal indeholde. Først derefter giver det mening at sammenligne rum.

Hjemmekontoret og private rammer

Til en lille virksomhed eller et team på få personer kan et hjem være hyggeligt og personligt. Til gengæld er private rum sjældent bygget til en forsamling. Entréen bliver en flaskehals, garderoben er et soveværelse, og der er ét toilet til alle. Hjemmekontoret virker typisk bedst som ét af flere rum, ikke som selve festlokalet.

Et lejet lokale

Forsamlingshuse, klubværelser, saler og eventlokaler er bygget til flere mennesker og har ofte køkken, toiletter og borde på stedet. Spørg altid til det maksimale personantal, og om udlejer stiller stole, borde, service og rengøring til rådighed. Spørg også, hvornår du må komme ind og indrette, og hvornår lokalet skal være ryddet. Det er her, mange overraskelser opstår.

Firmaets egne rammer

Kantinen, receptionen eller et stort mødelokale er gratis og kendt, men kan føles som en almindelig arbejdsdag med pynt på. Fordelen er, at du kender strømforhold, adgangsforhold og siddemøbler. Ulempen er, at rummet skal omformes, før det føles som en fest. Det kræver oftest, at du flytter møbler, ændrer lyset og skaber nogle zoner.

Underholdningen afgør stemningen, uanset hvor festen holdes

Et velindrettet rum er en god start, men det er ikke nok. Når et lokale føles dødt, skyldes det ofte, at gæsterne ikke har noget at samles om, ikke at selve rummet er forkert. Derfor vælger mange at booke casino til firmaarrangement. Det giver kollegerne en fælles aktivitet, som de kan dykke ind og ud af, og det fungerer både i et mindre lokale og i en stor sal.

Casinoborde med roulette, blackjack, craps og poker skaber naturlige samlingspunkter. Folk fra forskellige afdelinger, som ellers ikke ville tale sammen, står pludselig omkring det samme bord. Professionelle dealere forklarer reglerne undervejs, så nybegyndere kan være med, og de mere tilbageholdende gæster har en nem anledning til at deltage uden at skulle stå på en scene.

Når du planlægger indretningen, skal du tænke aktiviteten ind fra starten:

• Gulvplads: Spillebordene skal have luft rundt om sig, så både spillere og tilskuere kan stå uden at blokere gangarealer.
• Placering: Sæt bordene væk fra indgang, bar og toiletter, så trafikken ikke løber gennem spillet.
• Lys: Spillerne skal kunne se kort og chips tydeligt, så borde kræver ordentligt, men blødt lys.
• Opsætning: Spørg leverandøren, hvor meget plads og hvilke adgangsforhold de har brug for. CasinoNight.dk oplyser, at de står for opsætning, afvikling og nedtagning, så du ikke selv skal slæbe udstyr.

Giv leverandøren mål og billeder af lokalet i god tid. Så kan I sammen vurdere, hvor mange borde der er plads til, før du låser dig fast på noget.

Beregn plads og flow, før du bestiller borde

Mange firmafester føles trange, selvom kvadratmeterne ser rigelige ud på papiret. Årsagen er sjældent rummets størrelse, men at gulvet er fyldt med møbler, og at folk ikke kan bevæge sig frit. Stående gæster fylder mindre end siddende, så en fest med højborde og lounge-områder kan rumme flere end en med lange middagsborde. Til gengæld skal man have et sted at sidde, hvis aftenen er lang.

Tænk i zoner frem for ét stort rum:

1. Ankomstzone: Garderobe, velkomstdrink og navneskilte, hvis der kommer gæster, der ikke kender hinanden. Her opstår første kø, så giv den plads.
2. Spise- og siddeområde: Her er plads til samtale og mad.
3. Aktivitetszone: Dans, casinobord eller andet, der trækker folk til.
4. Bar: Placér den, så køen ikke blokerer indgang, aktivitet eller toiletter.
5. Rolige hjørner: En sofa eller to stole væk fra musikken, hvor man kan tale uden at råbe.

Husk også de praktiske ting, der ofte glemmes: toiletter nok til gruppen, plads til affald og tomme flasker og adgang til frisk luft. Spørg udlejer eller kommunens brandmyndighed om det tilladte personantal og flugtveje, og lad aldrig møbler eller udstyr spærre nødudgange. Beredskabsstyrelsen har generel vejledning om brandsikkerhed i forsamlingslokaler.

Borde, stole og møblering, der fungerer for en større forsamling

Møblerne bestemmer, hvordan folk bevæger sig og taler. Vælg derfor ud fra aftenens program, ikke ud fra hvad der tilfældigvis står i rummet.

• Lange borde giver en klassisk middagsstemning, men gør det svært at tale med andre end sidekammeraterne. De passer bedst til et kort måltid, hvorefter folk rejser sig.
• Runde borde gør samtalen lettere og fungerer godt til mellemstore grupper, men fylder mere pr. gæst.
• Højborde skaber bevægelse og er oplagte til drinks og snacks. Sørg for, at nogle kan sætte sig ned.
• Loungemøbler i hjørner gør det nemt at trække sig tilbage og tale i mindre grupper.

Test siddekomforten, hvis stolene skal bruges i mange timer. Stakkede plaststole er praktiske, men trættende til en lang aften. Sørg også for, at der er mindst én tydelig vej gennem lokalet, så ingen skal klemme sig forbi stoleryggene. Står lokalet tomt og udsmykket i ugen op til festen, så prøv at gå en tur igennem med et fyldt glas for at se, om det virker.

Lys og akustik: Sådan skaber du stemning

Lyset

Skarpt lysstofrør i loftet får selv det flotteste lokale til at ligne et kontor. Sluk de værste kilder, og brug i stedet flere lavere lyskilder: bordlamper, standerlamper, lyskæder og lys med varm lysfarve. Dæmpbare pærer er en stor hjælp, hvis du kan få dem installeret. Levende lys giver hygge, men tjek reglerne for åben ild i lokalet, og placér dem væk fra gardiner og pynt.

Husk at lyset skal tjene aktiviteten. Ved spil, buffet og bar skal man kunne se, hvad man laver. I dansezonen kan lyset sagtens være lavere.

Akustikken

Hårde flader som beton, glas, klinker og bare vægge kaster lyden frem og tilbage, og med mange mennesker bliver støjniveauet hurtigt belastende. Du kan dæmpe efterklangen uden at renovere:

• Læg tæpper eller løbere på hårde gulve.
• Træk gardiner for store vinduesflader.
• Brug polstrede stole, puder og sofaer.
• Stil planter og skillevægge, der bryder rummet op.
• Hæng stof, tæpper eller akustikpaneler op, hvis udlejer tillader det.

Test rummet med en ven, der taler, mens du står i den anden ende. Hvis du ikke kan høre en normal samtale, bliver det værre, når der kommer folk og musik. Placér desuden højttalere, så de ikke peger direkte mod spise- og samtaleområder.

Undgå, at lokalet føles trangt eller goldt

De to hyppigste problemer er modsætninger. Er rummet for småt, mangler folk luft. Er det for stort og tomt, taber festen energi. Løsningerne er ret konkrete.

Er lokalet trangt:

• Fjern de møbler, der ikke bruges, og stil dem et andet sted.
• Brug stående borde frem for mange siddepladser.
• Hold gange frie, og lad buffet og bar stå langs væggene.
• Åbn et tilstødende rum, så festen kan brede sig.

Er lokalet goldt:

• Del rummet op med skillevægge, reoler eller møbelgrupper, så det virker mindre.
• Skab et fokuspunkt, for eksempel en bar, et fotohjørne eller aktivitetsborde.
• Brug varme farver, tekstiler og planter frem for dyr pynt.
• Reducér gulvarealet, hvis gruppen er lille, ved at afskærme en del af rummet.

Stemningen opstår, når rummet er brugt aktivt. En gruppe, der står tæt omkring et spillebord, skaber mere liv end en stor sal med pænt dækkede borde.

Tjek tekniske faciliteter, før du skriver under

Teknikken bliver ofte glemt, indtil den ikke virker. Gå en tur i lokalet og tjek disse punkter, især hvis du skal bruge lys-, lyd- eller spiludstyr:

• Stikkontakter: Hvor sidder de, og hvor mange er der? Planlæg placering af udstyr efter dem, og undgå kabler på tværs af gangarealer. Tape eller kabelmåtter forhindrer snublen.
• Sikringer og belastning: Højttalere, lysanlæg, kaffemaskiner og varmeskabe på samme gruppe kan udløse sikringen. Spørg udlejer, om der er flere grupper, og hvor tavlen sidder.
• Internet: Hvis du streamer musik eller bruger tablets, skal du teste signalet i selve lokalet, ikke kun i receptionen. Spørg om adgangskode til gæstenet.
• Lydanlæg: Er der et fast anlæg, og hvordan tilsluttes det? Er der regler for lydniveau og tidspunkt, især hvis der bor naboer tæt på?
• Adgangsforhold: Er der elevator, dørbredde og parkering, så udstyr og leverandører nemt kan komme ind? Det gælder også gæster med gangbesvær eller kørestol.
• Ophæng og pynt: Må du sætte ting op på vægge og i loft, og hvordan skal de tages ned igen?

Aftal med leverandører, hvem der har ansvar for hvad, og få det skriftligt. Så undgår du misforståelser, når festen skal startes.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor tidligt skal jeg booke lokale til firmafest?

Så tidligt som muligt, især hvis festen ligger i højsæsonen for firmaarrangementer. Gode lokaler bliver hurtigt optaget, og både cateringfirmaer og underholdning skal også have tid til at planlægge. Spørg udlejer om afbestillingsregler, inden du binder dig.

Kan man holde firmafest på hjemmekontoret?

Ja, hvis gruppen er lille, og rummene kan rumme den. Det kræver, at du tænker over garderobe, toilet, støj og naboer. Til større grupper er et lejet lokale eller firmaets egne fællesarealer som regel bedre.

Hvordan passer casino ind i et lille lokale?

Casinospil kan tilpasses rummet. I et mindre lokale kan der stå færre borde, mens et større lokale kan have flere. Giv leverandøren mål og billeder af rummet, så I sammen kan planlægge, hvor mange borde der er plads til, og hvordan gæsterne bevæger sig rundt.

Hvad skal jeg være opmærksom på af sikkerhed?

Spørg udlejer eller den lokale brandmyndighed om det maksimale antal personer, og hold flugtveje og nødudgange frie. Tjek også reglerne for levende lys og pyroteknik i lokalet. Beredskabsstyrelsen har generel vejledning om brandsikkerhed.

Ansvarsfraskrivelse: Artiklen giver generel information og er ikke en erstatning for professionel vejledning inden for sundhed, økonomi eller jura.